L'enregistrement d'une entreprise individuelle à NYC implique moins de bureaucratie que presque n'importe quelle autre structure commerciale du pays, mais les règles spécifiques à chaque arrondissement prennent au dépourvu des milliers de nouveaux entrepreneurs chaque année.
Ce qu'une entreprise individuelle signifie réellement à New York
Une entreprise individuelle est une structure commerciale non constituée en société, accessible aux petites entreprises de New York où une seule personne possède et exploite l'entreprise. Cette simplicité a de véritables conséquences financières. Les entreprises individuelles de New York ne paient aucun impôt sur les sociétés ou impôt de franchise. Le revenu de l'entreprise est imposé comme le revenu personnel du propriétaire.
Le compromis réside dans l'exposition. Le principal désavantage d'une entreprise individuelle est l'absence de protection en cas de responsabilité personnelle. Si votre entreprise est poursuivie en justice, vos biens personnels, y compris votre maison, vos voitures et votre compte bancaire, pourraient être utilisés pour régler les dettes commerciales et les responsabilités. Comprenez ce risque avant de choisir cette structure.
Une entreprise individuelle ou un partenariat est le plus simple, mais laisse le propriétaire personnellement responsable. Pour de nombreuses jeunes entreprises de services, l'avantage financier l'emporte sur ce risque, du moins jusqu'à ce que les revenus augmentent.
Étape 1 : Choisir et vérifier le nom de votre entreprise
Votre première vraie décision est de savoir si vous allez exercer sous votre nom légal complet ou sous un nom commercial. Les entrepreneurs individuels qui exercent sous un nom autre que leur nom légal complet doivent déposer un certificat commercial auprès du greffier du comté où ils exercent leur activité. L'utilisation de votre nom légal exact ne nécessite aucun dépôt.
Si vous choisissez un nom commercial, vérifiez d'abord sa disponibilité. Les noms supposés de New York doivent être uniques et respecter aussi les exigences de New York concernant les noms d'entreprises. Visitez le site Web du ministère d'État de New York et recherchez votre nouveau nom DBA pour vous assurer qu'il n'est pas déjà utilisé.
Un nom supposé ne peut pas contenir « Corporation », « Incorporated », « Limited », « Limited Liability Company », « Limited Partnership » ou leurs abréviations. Les noms qui pourraient être confondus avec une agence gouvernementale, ou qui incluent des termes restrictifs tels que « Bank », « Attorney » ou « University », peuvent nécessiter des formalités supplémentaires ou l'association d'une personne autorisée à votre entreprise.
Étape 2 : Déposer votre DBA auprès du greffier de l'arrondissement de NYC approprié
C'est l'étape où la plupart des nouveaux entrepreneurs à New York City font des erreurs. Chaque arrondissement de New York City a son propre greffier du comté. Si votre entreprise est une entreprise individuelle, vous êtes tenu de déposer un certificat commercial auprès du bureau du greffier du comté approprié pour pouvoir exercer sous un DBA. Vous devez déposer dans tout comté où votre entreprise exerce ou effectue des transactions.
Le formulaire correct pour une entreprise individuelle à NYC est le formulaire X-201. Le certificat commercial est le formulaire X-201 pour les entreprises individuelles. Le comté ne fournit pas de formulaires de certificat commercial. Les propriétaires d'entreprises sont conseillés de les acheter dans le hall du palais de justice à Manhattan ou dans un magasin de fournitures juridiques.
Les frais de dépôt de base sont $25 dans tous les comtés, sauf dans les 5 comtés de New York City, où les frais sont $100. Les frais pour une copie certifiée sont $10 par copie à New York City. Votre greffier du comté n'accepte que les espèces et les cartes de crédit. Ils n'acceptent pas les chèques personnels ou commerciaux.
Perspective d'expert sur l'enregistrement des petites entreprises à NYC
Le dépôt d'un certificat commercial à New York City est une obligation légale, pas seulement une formalité. Un entrepreneur individuel qui exerce sous un nom commercial sans déposer le certificat commercial auprès du greffier de l'arrondissement concerné viole techniquement l'article 130 de la loi générale sur les entreprises de New York. Cela affecte plus que la position légale. Les banques exigent régulièrement une copie certifiée du certificat commercial avant d'ouvrir un compte professionnel. Certaines licences professionnelles délivrées par le département de la protection des consommateurs et des travailleurs de New York City exigent également une preuve d'enregistrement DBA dans le cadre de la demande. Les entrepreneurs doivent déposer avant d'ouvrir, pas après, car la conformité rétroactive crée des retards inutiles au moment même où la trésorerie est la plus importante.
Perspective professionnelle, professionnels en droit des petites entreprises et conformité à New York City
Étape 3 : Obtenir votre numéro EIN auprès de l'IRS
Un numéro d'identification d'employeur (EIN) est un numéro à 9 chiffres attribué aux entrepreneurs individuels, aux sociétés, aux partenariats, aux successions, aux fiducies et à d'autres entités à des fins de déclaration et de rapport fiscal. Les entrepreneurs individuels n'ont pas besoin d'obtenir un EIN, car ils peuvent utiliser leur numéro de sécurité sociale pour exercer leur activité. Cependant, pour protéger vos informations personnelles, vous pouvez obtenir un EIN.
Si vous embauchez des employés, vous êtes obligé d'obtenir un EIN pour déclarer les salaires. Attention aux sites web qui vous facturent pour demander un EIN. Vous pouvez demander gratuitement sur le site Web de l'IRS.
Une autre raison d'obtenir un EIN est d'ouvrir un compte bancaire professionnel sous votre DBA pour séparer les finances commerciales et personnelles. Tout opérateur sérieux devrait considérer cette séparation comme non négociable dès le premier jour.
Étape 4 : Sécuriser les licences, permis et enregistrements fiscaux
Il n'existe aucune exigence à New York pour que les entrepreneurs individuels acquièrent une licence commerciale générale, mais selon la nature de votre entreprise, vous pouvez avoir besoin d'autres licences et permis de New York pour opérer de manière conforme. La gamme est vaste. New York compte plus de 1 000 licences qui peuvent ou non s'appliquer à votre entreprise individuelle.
L'État de New York et la Ville de New York proposent tous deux des assistants de licences pour aider les entrepreneurs à identifier les licences dont ils pourraient avoir besoin pour leurs entreprises. Utilisez les deux outils. Les exigences d'État et de ville peuvent se chevaucher et s'appliquent toutes deux aux entreprises basées à NYC.
L'enregistrement fiscal est une étape distincte. La plupart des entreprises qui vendent des biens corporels et des services et/ou achètent des biens ou des services en dehors de l'État sont tenues de payer à la fois la taxe de vente et la taxe d'utilisation. Un certificat d'enregistrement doit être déposé au moins 20 jours avant de commencer à faire des ventes.
Conclusion : votre entreprise individuelle commence par un dépôt correct
Une entreprise individuelle à New York City est l'une des structures commerciales les moins coûteuses disponibles n'importe où aux États-Unis. La dépense totale est généralement $100 pour le dépôt DBA plus zéro pour l'EIN. La précision importe plus que l'argent ici. Déposez votre certificat d'entreprise individuelle dans le bon arrondissement, utilisez le formulaire X-201, obtenez une copie certifiée pour votre banque et confirmez chaque licence que votre secteur d'activité spécifique exige. Une fois déposée, l'entreprise peut légalement utiliser le nom DBA sur les panneaux, les contrats, les factures, les comptes bancaires et le marketing, sans former une nouvelle entité juridique. C'est la valeur complète de cette structure : coût réduit, mise en place rapide et légitimité opérationnelle immédiate pour votre entreprise individuelle.
